4 IT Management Oy:n tietosuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty 23.5.2018

Henkilörekisteri ja rekisterinpitäjä

Henkilörekisterin nimi:

4 IT Management Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä:

4 IT Management Oy (“4 IT”)

Y-tunnus: 2442220-8

Osoite: Harjannetie 17 A 3, 007100 Helsinki, Suomi

Puh: +358 50 3100 664

Sähköposti: myynti@4it.fi

Yhteyshenkilö: Jyrki Rautio

Yksityisyyden suojasi on meille tärkeä

4 IT kunnioittaa yksityisyyttäsi. Noudatamme meihin sovellettavia lakeja, emmekä käsittele asiakkaidemme tai heidän asiakkaidensa henkilötietoja ilman tietosuojalainsäädännön mukaista oikeusperustetta. Käsittelemme vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi, laadukkaiden palveluiden tarjoamiseksi tai toimintamme kehittämiseksi, mukaan lukien palveluistamme informoiminen.

Tämä Tietosuojakäytäntö soveltuu 4 IT:n tarjoamien palveluiden käyttäjien (”käyttäjä”, ”käyttäjät”) henkilötietojen käsittelyyn, ja siinä kuvataan keskeiset 4 IT:n henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet ja tarkoitukset. Käyttäjät voivat olla 4 IT:n asiakkaita tai asiakasyritysten edustajia. Tuotteemme ja palvelumme voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivustoille tai palveluihin. Näihin sivustoihin ja palveluihin soveltuvat niiden omat tietosuojakäytännöt. 4 IT ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai niiden toiminnassa tapahtuvasta tietojenkäsittelystä. Suosittelemme kiinnittämään huomiota kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin ja niiden muutoksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

4 IT saa käsittelemänsä henkilötiedot säännönmukaisesti käyttäjiltä palveluiden käytön yhteydessä.

(1) 4 IT rekisteröi käyttäjästä ne tiedot, jotka hän itse ilmoittaa. Tällaisina tietoina saatamme kysyä esimerkiksi yritystä koskevia tietoja, yhteyshenkilön nimeä sekä yhteystietoja kuten osoitetta, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa.

(2) Käyttääkseen palveluja käyttäjän on annettava tarpeelliset henkilötiedot, mikä tässä tapauksessa pääsääntöisesti tarkoittaa henkilötietoja, kuten nimeä, yhteystietoja, maksutietoja ja laskutettavan tuotteen tai palvelun kuvausta. Asiakkaan ja käyttäjän vastuulla on huolehtia, että vain tarpeellisia arkaluonteisia henkilötietoja käsitellään, kun palvelua käytetään ja, että tietojen käsittelyyn on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeusperuste. 4 IT käsittelee näitä tietoja ainoastaan henkilötietojen käsittelijänä käyttäjän puolesta.

Oikeusperusta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

(1) Pääosin käsittelemme tietoja palvelun tarjoamiseksi. Tämä henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti käyttäjän ja 4 IT:n väliseen sopimukseen ja asiakassuhteeseen. Henkilötietoja kerätään sopimuksen laatimisen tai laskutuksen yhteydessä.

(2) 4 IT:n käyttäjärekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käyttää asiakassuhteen ja yhteydenottojen hoitamiseen sekä markkinointitarkoituksiin. Tältä osin käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, jonka tarkoituksena on tarjota sinulle olennaista tietoa osana palvelua ja markkinoida palveluamme.

(3) Tavoitteenamme on laadukkaan palvelun tarjoaminen. Näin ollen tietoja voidaan käyttää myös palveluiden laadun kehittämiseksi ja parantamiseksi. Tämä tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kasvaa ja kehittyä.

Emme käytä laskuihin sisältyviä henkilötietoja suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen luovuttaminen

Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

(i) 4 IT voi käyttää alihankkijoita palveluiden tarjoamiseen. Luotetut palveluntarjoajamme toimivat meidän puolesta ja lukuun ja heillä ei ole itsenäistä oikeutta käyttää henkilötietoja. Pidämme huolta siitä, että alihankkijamme käyttävät henkilötietoja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti. Alihankkijoillemme on asetettu asianmukaiset tietoturva- ja salassapitovelvollisuudet.

(ii) Voimme luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön vaatiessa, kuten toimivaltaisten viranomaisten pyyntöjen noudattamiseksi.

(iii) Kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai asiakkaidemme turvaamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA:n ulkopuolelle

4 IT voi käyttää toiminnassaan alihankkijoita. Henkilötietoja voidaan siirtää tarpeellisessa määrin palveluiden tarjoamiseksi EU/ETA:n ulkopuolelle. Siinä tapauksessa käytämme hyväksyttyjä vakiintuneita mekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, jotka mahdollistavat henkilötietojen siirron alihankkijoillemme kolmansiin maihin. Palveluntarjoajamme, jotka ovat sijoittuneet Yhdysvaltoihin, ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen ns. Privacy Shield -järjestelyyn. Lisätietoa Yhdysvaltojen kauppaministeriön ja Euroopan komission kehittämästä Privacy Shield -ohjelmasta ja siihen liittyvistä henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista on saatavilla täältä.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen poistamme tiedot paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot. Henkilötietojen käsittelystämme merkittävä osa suoritetaan käyttäjien puolesta ja ohjeiden mukaisesti, joten seuraamme heidän ohjeita tietojen säilyttämistä koskien.

Tietoturva

4 IT on toteuttanut tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Pääsy sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on rajattu 4 IT:n sisällä käyttöoikeuksin salasanalla suojattuna ja tiedot on suojattu asianmukaisin tietoturvamenetelmin.

Evästeet

Evästeet ovat tiedostoja, joita käyttäjän laite vastaanottaa ja lähettää, kun käyttäjä käyttää 4 IT:n palvelua. 4 IT voi käyttää evästeitä ja evästeiden kaltaisia menetelmiä palveluiden toiminnallisuuden tarjoamiseksi sekä niiden laadun kehittämiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi. Käyttämällä palveluitamme ja hyväksymällä evästeiden käytön internetselaimensa asetuksissa käyttäjä hyväksyy 4 IT:n evästeiden käytön. Käyttäjällä on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö selaimen asetuksia muuttamalla. Tämä saattaa kuitenkin vaikuttaa palveluiden käyttökokemukseen.

Käyttäjän oikeudet ja henkilötietojen laatu

Käyttäjillä on oikeus kieltää 4IT:tä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. 4 IT suosittelee käyttäjiä osoittamaan mahdollisen kiellon kirjallisesti tässä Tietosuojakäytännössä ilmoitetulle 4 IT:n yhteyshenkilölle.

Käyttäjällä on oikeus siirtää itseänsä koskevat tiedot järjestelmästä toiseen, eli saada itseänsä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa tallennetut häntä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot. Tarkastuspyynnössä tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ja se tulee tehdä kirjallisesti käyttäjän allekirjoittamassa pyynnössä. Pyynnöt voi osoittaa Tietosuojakäytännössä ilmoitetulle yhteyshenkilölle. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

Jos käyttäjä katsoo, että lakisääteisiä oikeuksia on rikottu, käyttäjä voi tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle Euroopan Unionin alueella. Suomessa valvovana viranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

4 IT pyrkii omien mahdollisuuksiensa mukaan huolehtimaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. 4 IT oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Käyttäjä on kuitenkin itse vastuussa itse antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Käyttäjän vastuulla on myös ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. Tietojensa korjaamiseksi käyttäjän suositellaan ottavan yhteyttä tässä Tietosuojakäytännössä ilmoitettuun 4 IT:n yhteyshenkilöön.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

4 IT voi tehdä muutoksia tähän Tietosuojakäytäntöön ja siihen liittyviin tietoihin. 4 IT suosittelee, että käyttäjät käyvät katsomassa Tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista. Tietosuojakäytäntömme sisältää aina viimeisen päivämäärän, jolloin Tietosuojakäytäntöä on päivitetty, jotta voit seurata muutoksia.